Format का सवाल आमतौर पर गलत जगह से शुरू होता है - कौन सा template सबसे सुंदर है. असली सवाल यह है कि आपकी जानकारी किस क्रम में रखी जाए और वह उस software तक पहुंचे या नहीं जिसमें कंपनी रिज्यूमे जमा करती है. एक रंगीन दो-column वाला रिज्यूमे कई बार उस software में आधा खाली पहुंचता है, और उम्मीदवार को कभी पता नहीं चलता कि क्यों जवाब नहीं आया.
पहली चीज ढांचा है - कौन सा section पहले आएगा और उसके भीतर जानकारी किस क्रम में होगी. यही तय करता है कि पढ़ने वाले को पहले दस सेकंड में क्या दिखेगा, और इसी के तीन नाम हैं: chronological, functional और combination.
दूसरी चीज दिखावट है - font, margin, column, रंग, और फोटो. यह तय करता है कि आपका रिज्यूमे पढ़ा जा सकता है या नहीं, और यही वह हिस्सा है जहां ATS में जानकारी गिरती है.
दोनों को अलग-अलग तय करें. एक सही ढांचा खराब layout में बेकार हो जाता है, और एक सुंदर layout गलत ढांचे के साथ भी मदद नहीं करता.
इसमें अनुभव उल्टे क्रम में आता है - सबसे नई नौकरी सबसे ऊपर - और वही रिज्यूमे का मुख्य हिस्सा होता है. क्रम यह रहता है: नाम और contact, एक छोटा profile, work experience, education, skills, certification.
यह format भारत में सबसे ज्यादा चलता है और सबसे सुरक्षित है, क्योंकि HR इसे ही पढ़ने का आदी है. वह एक नजर में देख लेता है कि आप अभी कहां हैं, कितने साल से हैं, और आपका रास्ता आगे बढ़ा है या नहीं.
यह किसके लिए है: जिसके पास कुछ भी अनुभव है और उसमें कोई बड़ा खालीपन नहीं है. अगर आपने एक ही लाइन में काम किया है, तो chronological के अलावा कुछ और चुनने की कोई वजह नहीं.
Functional या skill-based format में सबसे ऊपर skills और क्षमताओं के समूह आते हैं, और नौकरियों की सूची नीचे एक छोटे खाने में सिमट जाती है - सिर्फ नाम और तारीख. इसका मकसद यह होता है कि ध्यान तारीखों से हटकर काम पर जाए.
यह दो हालात में काम आता है: जब आप एक लाइन से दूसरी लाइन में जा रहे हैं और पुराना अनुभव सीधे काम का नहीं है, या जब आपका काम project के हिसाब से होता रहा है - जैसे contract और site पर काम करने वाले.
लेकिन इसका जोखिम समझ लें. अनुभवी HR जानता है कि functional format अक्सर कुछ छिपाने के लिए चुना जाता है, और सबसे पहले वह नीचे जाकर तारीखें देखता है. अगर वहां gap या बार-बार बदलाव है, तो वह चीज अब और ज्यादा दिखती है, क्योंकि उसे ढूंढना पड़ा.
इसलिए सलाह यह है: functional format तभी चुनें जब chronological सच में नुकसान कर रहा हो. बाकी हर हालत में तारीखें सामने रखना और gap को एक लाइन में समझा देना ज्यादा भरोसा बनाता है.
बाईं पट्टी में फोटो, skill का graph और contact; दाईं तरफ दो column में अनुभव; हर heading के आगे एक icon
एक column: ऊपर नाम, उसके नीचे एक पंक्ति में शहर, phone और email. फिर Profile, Work Experience, Education, Skills, Certifications - हर heading साधारण और bold, bullet सादे.
पहले वाले में contact और skills side bar में हैं, जिसे ATS अक्सर नहीं पढ़ता - यानी आपका phone number ही गायब हो सकता है. दूसरे में सब कुछ सीधी text है, तो software और इंसान दोनों वही पढ़ते हैं जो आपने लिखा.
Section के नाम: मेरा परिचय, मेरा सफर, मेरी काबिलियत, मेरी पढ़ाई
Section के नाम: Profile, Work Experience, Education, Skills, Certifications - और उनके भीतर की बात हिंदी में.
ATS इन heading से खाने पहचानता है, और अनजान नाम देखकर वह पूरी जानकारी एक ही ढेर में डाल देता है. English heading के साथ हिंदी content रखने से दोनों बातें बनी रहती हैं - software समझता है और पढ़ने वाला भी.
File का नाम: resume final new.pdf
File का नाम: Rahul-Verma-Accounts-Executive.pdf
HR के folder में एक ही दिन में दर्जनों "resume final" आ जाते हैं, और आपकी फाइल ढूंढी नहीं जा सकती. नाम और पद लिखा हो तो वह फाइल कभी खोती नहीं और दोबारा मांगे जाने पर तुरंत मिल जाती है.
तारीखें: 2021-23, मार्च 2024 - Present, 08/2019 से 2020 तक
तारीखें: मार्च 2021 - जुलाई 2023, अप्रैल 2024 - अब तक, अगस्त 2019 - दिसंबर 2020
तीन अलग तरीके एक ही रिज्यूमे में लापरवाही दिखाते हैं, और सिर्फ साल लिखने से gap छिपाने की कोशिश लगती है. एक ही तरीका और महीने के साथ साल - इससे पढ़ने वाला जोड़ सकता है और सवाल नहीं बनता.
दस साल का अनुभव एक page में, font 8, margin आधा सेंटीमीटर, line spacing 0.8
दो page: पहले page पर profile, skills और आखिरी दो नौकरियां; दूसरे page पर पुरानी नौकरियां, education और certification. Font 11, margin 1.5 सेंटीमीटर.
छोटा font और कटे किनारे print और mobile दोनों पर पढ़े नहीं जाते, और जो पढ़ा नहीं जाता वह लिखा होने के बराबर नहीं है. दस साल के अनुभव के लिए दो page सामान्य हैं, बस पहला page सबसे भारी जानकारी से भरा हो.
Scan करके बनाया गया PDF, या रिज्यूमे का screenshot JPG में
Computer में बनाया गया PDF, जिसमें से text चुना और copy किया जा सकता है. साथ में एक Word copy रखी हुई, मांगने पर भेजने के लिए.
Scan और screenshot तस्वीरें हैं - उनमें से कोई software एक शब्द नहीं निकाल पाता, तो keyword खोज में आपका रिज्यूमे मौजूद ही नहीं होता. Text वाला PDF हर जगह सुरक्षित है और दिखने में भी वही रहता है.
इसमें सबसे ऊपर profile और skills का एक छोटा हिस्सा आता है, और उसके नीचे पूरा chronological अनुभव - तारीखों के साथ. यानी ध्यान पहले आपकी क्षमताओं पर जाता है, लेकिन कुछ छिपा नहीं होता.
व्यावहारिक रूप से आज लिखे जाने वाले अच्छे रिज्यूमे यही होते हैं, और इसी वजह से "कौन सा format" का सवाल ज्यादातर लोगों के लिए खत्म हो जाता है: profile के तीन लाइन, skills की एक छोटी सूची, फिर अनुभव, फिर education.
फ्रेशर के लिए इसी ढांचे में education अनुभव की जगह ले लेता है और उसके नीचे project तथा internship आते हैं. Section के नाम वही रहते हैं, क्रम बदल जाता है.
नियम पन्नों का नहीं, भराव का है. जितनी जानकारी असली है उतनी जगह लें, और उसके बाद रुक जाएं. फ्रेशर और तीन साल तक के अनुभव वाले एक page में आ जाते हैं. पांच से दस साल का अनुभव दो page लेता है और उसमें कोई बुराई नहीं.
दो page का रिज्यूमे तब खराब होता है जब दूसरा page पहले की बातें दोहराने से भरा हो, या उसमें hobbies और "strengths" जैसी चीजें हों. और एक page का रिज्यूमे तब खराब होता है जब दस साल का अनुभव उसमें ठूंसने के लिए font 8 कर दिया गया हो.
अगर दो page हो जाएं तो दूसरे page पर भी अपना नाम लिखें, क्योंकि print करने पर पन्ने अलग हो जाते हैं. और यह ध्यान रखें कि सबसे जरूरी बातें पहले page के ऊपरी आधे हिस्से में हों - वहीं फैसला होता है.
तीन page लगभग किसी के लिए जरूरी नहीं. अपवाद वे हैं जहां पद की ही मांग है - teaching और research में publication की सूची, या किसी विशेष तकनीकी पद पर project की लंबी सूची.
ATS उस software का नाम है जिसमें बड़ी कंपनियां आने वाले रिज्यूमे जमा करती हैं. वह आपके रिज्यूमे का text पढ़कर उसे खानों में बांटता है. जो चीज text नहीं है, वह उस तक पहुंचती ही नहीं - और यहीं सुंदर template नुकसान करते हैं.
सबसे ज्यादा नुकसान ये चीजें करती हैं: दो या तीन column वाला layout, table के भीतर रखी जानकारी, text box, header और footer में डाला गया नाम या phone number, और वह जानकारी जो तस्वीर के रूप में है - जैसे skill का graph या icon. इनमें से कुछ भी गायब हो सकता है, और सबसे बुरा यह कि आपको पता नहीं चलेगा.
सुरक्षित layout सीधा दिखता है: एक column, ऊपर से नीचे, साफ section heading, और सब कुछ साधारण text के रूप में. Bullet के लिए सादा गोल निशान इस्तेमाल करें, कोई सजावटी चिह्न नहीं. Contact की जानकारी पहली पंक्तियों में, header के भीतर नहीं.
Section के नाम वही रखें जो पहचाने जाते हैं: Work Experience, Education, Skills, Certifications. "My Journey" या "मेरा सफर" जैसे नाम software के लिए अनजान हैं, और वह जानकारी गलत खाने में चली जाती है. हिंदी रिज्यूमे में भी इन heading को English में रखना सुरक्षित है, भले भीतर की बात हिंदी में हो.
Font साधारण रखें - Calibri, Arial, Helvetica या Times New Roman. Size 10 से 12 के बीच, heading 13 से 15. हिंदी में लिख रहे हैं तो वही font चुनें जो Devanagari ठीक दिखाता है और PDF में embed हो जाता है, जैसे Nirmala UI या Noto Sans Devanagari - वरना print पर मात्राएं टूट कर आती हैं.
Margin हर तरफ कम से कम 1.5 सेंटीमीटर रखें. इससे कम करके जगह निकालने की कोशिश करेंगे तो print में किनारे कट जाते हैं. Line spacing 1 से 1.15 ठीक है, और दो section के बीच एक खाली पंक्ति.
रंग एक से ज्यादा न हो, और वह भी सिर्फ heading में. पूरे रिज्यूमे में bold का इस्तेमाल पद के नाम और कंपनी के नाम तक सीमित रखें - अगर आधा पन्ना bold है तो bold का कोई मतलब नहीं रह जाता. Italic और underline से बचें, वे screen पर पढ़ने में कठिन होते हैं.
सीधा जवाब: जब तक कोई Word न मांगे, PDF भेजें. PDF हर device पर वैसा ही खुलता है जैसा आपने बनाया था, और Word फाइल दूसरे computer पर font बदलते ही बिखर जाती है - हिंदी में यह जोखिम और ज्यादा है.
PDF भेजते समय एक बात जांच लें: वह text वाला PDF हो, तस्वीर वाला नहीं. अगर आपने रिज्यूमे print करके scan किया है, तो वह PDF एक तस्वीर है और उसमें से कोई software एक शब्द नहीं पढ़ पाएगा. जांचने का तरीका आसान है - PDF खोलकर किसी शब्द को चुनने की कोशिश करें. चुना जा रहा है तो ठीक है.
Word तब भेजें जब स्पष्ट रूप से "doc" या "docx" मांगा गया हो. कुछ कंपनियां और भर्ती करने वाले विभाग अपने तरीके से उसमें बदलाव करते हैं, इसलिए यह मांग असली होती है. ऐसी हालत में layout और सादा रखें, क्योंकि Word में टूटने की गुंजाइश ज्यादा है.
अपने पास दोनों रख लें - एक PDF और एक Word - और हर बार सामने से नया PDF बनाएं, किसी पुराने को काट-छांटकर नहीं. Scan, screenshot, JPG और ZIP में रिज्यूमे कभी न भेजें.
File का नाम भी format का हिस्सा है, क्योंकि वह HR के folder में दिखता है. "resume.pdf", "final final resume.pdf" और "CV new 2.pdf" जैसे नाम ढूंढे नहीं जा सकते. नाम इस तरह रखें: अपना नाम, पद, और चाहें तो साल - "Rahul-Verma-Accounts-Executive.pdf".
भेजने से पहले चार चीजें जांचें: नाम और phone number पहली दो पंक्तियों में हैं, email काम कर रहा है और उसका पता गंभीर है, हर तारीख में महीना और साल है, और पूरे रिज्यूमे में एक ही date format है.
और सबसे आसान जांच: रिज्यूमे की text को एक सादे notepad में चिपका कर देखें. जो वहां दिख रहा है, लगभग वही ATS को मिलेगा. अगर वहां जानकारी उलट-पुलट हो गई है या आधी गायब है, तो layout बदलने की जरूरत है - न कि content.
यहां से वही लें जो आप सच में करते हैं, और अपना उदाहरण या number जोड़ें - अकेली list कुछ साबित नहीं करती.
अपडेट किया गया 2026-10-03